Acord de Prelucrare a Datelor (DPA) — AskBot

Ultima actualizare: 7 iulie 2026 Versiune: 1.0

Acest Acord de Prelucrare a Datelor („DPA") face parte integrantă din Termenii și Condițiile și reglementează prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului Clientului, efectuată de AskBot în numele Clientului, în conformitate cu art. 28 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Părțile și rolurile

• Operatorul de date („Clientul"): entitatea care utilizează platforma AskBot și instalează asistentul pe site-ul său. Clientul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor vizitatorilor.
• Persoana împuternicită („AskBot" / Operatorul platformei): SC PIXEL FACTORY SRL (CUI: 47452355, Reg. Com.: J35/154/2023), cu sediul în Str. Bega nr. 47, Ghiroda, județul Timiș, România, care prelucrează datele exclusiv la instrucțiunile documentate ale Clientului.

2. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

• Obiect: furnizarea serviciului de asistent virtual AI (indexare, chat, captare de lead-uri) pentru site-ul Clientului.
• Durată: pe durata contractului dintre Client și AskBot, plus perioadele de retenție/ștergere prevăzute mai jos.
• Natura și scopul: colectarea, stocarea, structurarea, analiza automată (AI) și transmiterea datelor necesare pentru a răspunde vizitatorilor și a capta solicitări/lead-uri, la instrucțiunea Clientului.

3. Categoriile de persoane vizate și de date

• Persoane vizate: vizitatorii site-ului Clientului care interacționează cu asistentul.
• Categorii de date:
• conținutul mesajelor din conversație (text liber, poate conține orice date furnizate voluntar de vizitator);
• identificatorul de sesiune;
• adresa IP stocată sub formă de hash (nu în clar), user-agent, adresa paginii (page URL) și pagina de referință (referrer);
• la captarea unui lead: nume, email, telefon, tipul și detaliile solicitării, rezumatul conversației, dovada consimțământului (gdpr_consent + data);
• metadate tehnice (marcaje temporale, evaluări de satisfacție).
• Categorii speciale de date: nu sunt solicitate de AskBot. Clientul se obligă să nu configureze asistentul pentru a colecta categorii speciale de date fără temei legal propriu.

4. Obligațiile AskBot (persoana împuternicită)

AskBot se obligă:

1. să prelucreze datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului (inclusiv configurarea contului), cu excepția obligațiilor legale, caz în care informează Clientul;
2. să asigure confidențialitatea persoanelor autorizate să prelucreze datele;
3. să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate (art. 32 GDPR) — vezi Secțiunea 7;
4. să respecte condițiile privind sub-împuterniciții (Secțiunea 5);
5. să asiste Clientul, în măsura posibilului, pentru a răspunde cererilor persoanelor vizate (art. 15–22) și pentru obligațiile de securitate, notificare a breșelor și evaluări de impact (art. 32–36);
6. la alegerea Clientului, să șteargă sau să returneze toate datele la încetarea serviciilor și să elimine copiile, cu excepția celor impuse de lege;
7. să pună la dispoziția Clientului informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea și să permită audituri rezonabile (inclusiv prin furnizarea de documentație).

5. Sub-împuterniciții (sub-procesatorii)

5.1. Clientul acordă o autorizare generală pentru utilizarea sub-împuterniciților necesari furnizării serviciului. Lista actuală (a se vedea și Politica de Confidențialitate, Secțiunea 5):

5.2. AskBot impune sub-împuterniciților aceleași obligații de protecție a datelor printr-un contract. AskBot rămâne răspunzătoare față de Client pentru îndeplinirea obligațiilor de către sub-împuterniciți.

5.3. AskBot va informa Clientul despre orice intenție de adăugare sau înlocuire a sub-împuterniciților, oferind posibilitatea de a formula obiecții întemeiate.

6. Transferuri internaționale

Transferurile în afara SEE se realizează cu garanții adecvate conform Cap. V GDPR, în principal Clauze Contractuale Standard (SCC) și/sau certificări echivalente. Vezi Politica de Confidențialitate, Secțiunea 6.

7. Măsuri de securitate (art. 32 GDPR)

• criptare în tranzit (TLS/HTTPS);
• hash-uirea adreselor IP ale vizitatorilor (pseudonimizare);
• control al accesului, autentificare, chei API per-client, listă de domenii permise;
• izolarea datelor pe client (multi-tenant) și a colecțiilor vectoriale;
• limitări de rată, jurnalizare și monitorizare;
• proceduri de gestionare a incidentelor și de backup.

8. Notificarea breșelor de securitate

AskBot va notifica Clientul fără întârziere nejustificată după ce ia cunoștință de o breșă de securitate care afectează datele vizitatorilor Clientului, oferind informațiile necesare pentru ca Clientul (în calitate de operator) să își îndeplinească obligațiile de notificare către ANSPDCP și persoanele vizate.

9. Ștergerea și returnarea datelor

La încetarea serviciului, la solicitarea Clientului, AskBot șterge sau returnează datele vizitatorilor și elimină copiile existente, cu excepția celor pe care legea îi impune să le păstreze. Platforma pune la dispoziția Clientului funcții pentru ștergerea lead-urilor (dreptul la ștergere) direct din dashboard.

10. Răspunderea Clientului (operator)

Clientul garantează că:

• are un temei legal pentru prelucrarea datelor vizitatorilor și, unde e cazul, obține consimțământul valabil;
• afișează pe site-ul propriu o politică de confidențialitate și, dacă e cazul, informații despre asistentul AI și captarea de lead-uri;
• nu transmite prin asistent categorii speciale de date fără temei și măsuri adecvate;
• răspunde cererilor persoanelor vizate în calitate de operator.

11. Diverse

• În caz de conflict între acest DPA și Termeni cu privire la prelucrarea datelor vizitatorilor, prevalează acest DPA.
• Un exemplar semnat al DPA este disponibil la cerere, la office@websitefactory.ro.